Buhalterinė apskaita yra viena iš sričių,
kuriose net nedideli nepatogumai ilgainiui gali kainuoti daug laiko.
Kuo daugiau sąskaitų, bankinių operacijų, darbuotojų ar sandėlio
judėjimo, tuo svarbiau turėti aiškią ir patogią sistemą. Todėl
renkantis apskaitos sprendimą verta žiūrėti ne vien į kainą,
bet ir į tai, ar jis atitinka kasdienius įmonės procesus.
Pirmiausia įvertinkite savo poreikius
Skirtingoms įmonėms reikia skirtingų
funkcijų. Nedidelei paslaugų įmonei gali pakakti sąskaitų
išrašymo, pirkimų registravimo ir pagrindinių ataskaitų.
Prekybos įmonei gali būti svarbesnė atsargų apskaita, sandėlio
valdymas ar integracijos su elektronine prekyba.
Jeigu įmonėje dirba darbuotojų, svarbu
įvertinti ir darbo užmokesčio apskaitą. Augant verslui gali
prireikti ir papildomų funkcijų, todėl pravartu rinktis sistemą,
kurią būtų galima plėsti kartu su įmone.
Tokį principą taiko ir MONET, kur vienoje
sistemoje galima valdyti ne tik pagrindinę apskaitą, bet ir
prijungti papildomus funkcinius modulius.
Automatizavimas padeda sumažinti rankinio
darbo
Didelę dalį apskaitos vis dar sudaro
pasikartojančios užduotys. Banko išrašų suvedimas, dokumentų
registravimas ar mokėjimų derinimas gali užimti nemažai laiko.
Todėl verta rinktis sprendimą, kuris dalį
šių veiksmų gali atlikti automatiškai. Naudingos funkcijos gali
būti bankinių operacijų importas, automatinis mokėjimų
sudengimas, dokumentų atpažinimas ir duomenų perkėlimas iš kitų
sistemų.
Kuo mažiau informacijos reikia suvesti
rankiniu būdu, tuo mažesnė ir žmogiškųjų klaidų tikimybė.
Tai ypač aktualu augančiai įmonei, kur dokumentų skaičius didėja
kartu su pardavimais.
Buhalterinė programa turi būti patogi ne
tik buhalteriui
Šiuolaikinėje įmonėje finansinius duomenis
dažnai naudoja ne vien apskaitos specialistas. Informacijos gali
reikėti vadovui, vadybininkui ar kitam darbuotojui.
Todėl svarbu, kad buhalterinė
programa būtų lengvai
pasiekiama ir aiški skirtingiems naudotojams. Debesijos pagrindu
veikianti sistema leidžia prisijungti iš įvairių įrenginių ir
skirtingų vietų, todėl ypač tinka įmonėms, kurios dirba
nuotoliniu būdu ar turi kelis padalinius.
Taip pat verta atkreipti dėmesį į vartotojų
teises. Ne kiekvienam darbuotojui reikia matyti visus finansinius
duomenis, todėl galimybė nustatyti skirtingas prieigas gali būti
svarbi saugumo dalis.
Galvokite ne tik apie šiandieną
Viena dažniausių klaidų – pasirinkti
sistemą tik pagal dabartinius poreikius. Jei verslas planuoja augti,
verta iš anksto įvertinti, ar pasirinktas sprendimas susidoros su
didesniu dokumentų, klientų ir darbuotojų skaičiumi.
Šiandien įmonei gali pakakti paprastos
sąskaitų apskaitos, tačiau po metų gali prireikti sandėlio,
gamybos ar elektroninės prekybos valdymo. Jei sistemą galima
išplėsti papildomais moduliais, jos nereikės keisti vos tik
verslas taps sudėtingesnis.
Tai padeda išvengti papildomų išlaidų,
duomenų perkėlimo ir darbuotojų mokymosi iš naujo.
Įvertinkite ataskaitų galimybes
Apskaitos sistemos vertė atsiskleidžia ne tik
registruojant dokumentus. Ne mažiau svarbu tai, kaip lengvai galima
gauti informaciją apie įmonės finansinę padėtį.
Naudingos gali būti ataskaitos apie pajamas,
išlaidas, skolas, pinigų srautus ar atsargas. Vadovui jos padeda
greičiau pastebėti pokyčius ir priimti pagrįstesnius sprendimus.
Taip pat verta įvertinti, ar sistema padeda
rengti privalomas deklaracijas ir kitus dokumentus. Kuo mažiau
informacijos reikia perkelti rankiniu būdu į kitas sistemas, tuo
efektyvesnis tampa visas apskaitos procesas.
Naudojimo paprastumas svarbesnis už
funkcijų gausą
Programa gali turėti daug galimybių, tačiau
jos vertė bus maža, jei darbuotojai jomis nesugebės patogiai
naudotis. Todėl prieš pasirenkant verta sistemą išbandyti
praktiškai.
Svarbu įvertinti, kiek žingsnių reikia
atlikti išrašant sąskaitą, registruojant pirkimą ar ieškant
seno dokumento. Taip pat pravartu pasidomėti, ar yra aiški pagalbos
sistema, mokomoji medžiaga ir konsultacijos.
Kuo paprasčiau sistema perprantama, tuo mažiau
laiko reikia jos diegimui ir kasdieniam naudojimui.
Kainą vertinkite kartu su sutaupytu laiku
Pigiausia programa nebūtinai yra
ekonomiškiausia. Jei joje trūksta automatizavimo, integracijų ar
ataskaitų, darbuotojams gali tekti daugiau užduočių atlikti
rankiniu būdu.
Todėl naudinga vertinti ne tik mėnesinį
mokestį, bet ir bendrą naudą. Jei sistema sutaupo kelias darbo
valandas per savaitę, sumažina klaidų skaičių ir leidžia
išvengti papildomų programų, jos vertė gali būti gerokai didesnė
nei rodo vien kaina.
Tinkamiausias sprendimas yra tas, kuris dera su
įmonės darbo pobūdžiu, yra pakankamai paprastas naudoti ir gali
augti kartu su verslu. Tokiu atveju apskaita tampa ne tik
administracine pareiga, bet ir patikimu pagrindu geresniam finansų
valdymui.
